Doradztwo ADR i RID dla firm
tel. 501 321 925Pilna sprawa ADR/RID?
  1. Doradca ADR
  2. roczne sprawozdanie ADR
Baza wiedzy · sprawozdawczość

Roczne sprawozdanie ADR – kto, kiedy i na jakim formularzu?

Roczne sprawozdanie ADR opisuje działalność uczestnika przewozu drogowego towarów niebezpiecznych i czynności z nim związane. Doradca przygotowuje dokument w dwóch egzemplarzach, a uczestnik wysyła jeden egzemplarz właściwemu wojewódzkiemu inspektorowi transportu drogowego do 28 lutego roku następującego po roku sprawozdawczym. Drugi egzemplarz pozostaje w siedzibie uczestnika przez 5 lat od dnia wysłania. Zakres danych wynika z urzędowego formularza, a nie z dowolnego arkusza podsumowującego.

Sprawdź zakres doradztwa ADRZobacz obowiązek doradcy
Maciej Mirmił Bielecki — doradca ADR i RID
Maciej Mirmił Bielecki · doradca ADR i RID Aktualizacja: 28 sierpnia 2026 · 12 min czytania
ADR nr 3004/2022 · ważne do 13.05.2028RID nr 4311/2025 · ważne do 13.05.2028Wpisy potwierdzone w publicznych rejestrach TDTPublikacje odnotowane przez Bibliotekę Narodową
Zakres podmiotowy

Zakres działalności uczestnika

Najważniejszy wniosekArt. 16 ustawy o przewozie towarów niebezpiecznych nakłada obowiązek wysłania sprawozdania na uczestnika przewozu. Uczestnikiem może być nie tylko przewoźnik, lecz także podmiot wykonujący czynności nadawcy, pakującego, napełniającego, załadowcy albo rozładowcy.

Brak własnej floty nie przesądza więc o braku obowiązku, tak jak sam zakup produktu z kartą charakterystyki nie przesądza jeszcze o obowiązku złożenia dokumentu.

Zakres należy ocenić łącznie z obowiązkiem wyznaczenia doradcy, rzeczywistymi rolami firmy i objaśnieniami do urzędowego formularza. Niepoprawne jest hasło, że roczne sprawozdanie ADR składa bez wyjątku każdy podmiot, który choć raz zetknął się z towarem niebezpiecznym. Wątpliwy przypadek wymaga analizy konkretnych operacji, ilości i stosowanych wyłączeń.

Jedna firma może w tym samym roku wykonywać kilka ról i raportować ilości odrębnie według operacji przewidzianych w formularzu.

Z kolei kilka spółek z jednej grupy kapitałowej nie staje się jednym uczestnikiem tylko dlatego, że korzysta z tego samego magazynu albo doradcy. Punktem wyjścia są dane podmiotu wskazywanego na formularzu, jego NIP, procesy i odpowiedzialność.

Przed konsolidacją danych z oddziałów trzeba sprawdzić, czy należą do tego samego uczestnika, a nie do odrębnych osób prawnych.

Podział czynności

Kto przygotowuje i wysyła sprawozdanie?

Popularne sformułowanie „doradca składa sprawozdanie” zaciera ważny podział odpowiedzialności wynikający z ustawy.

Podział odpowiedzialności za sprawozdanie ADR

Doradca ADR

Przygotowuje roczne sprawozdanie ADR w dwóch egzemplarzach, podpisuje je imieniem i nazwiskiem oraz wskazuje numer świadectwa. Gdy wyznaczono kilku doradców, dokument sporządza jeden wskazany przez uczestnika.

Uczestnik przewozu

Podpisuje formularz, wysyła jeden egzemplarz właściwemu organowi i przechowuje drugi w swojej siedzibie przez 5 lat od wysłania. Techniczna wysyłka przez pełnomocnika nie usuwa obowiązku uczestnika.

Ważne: Roczne sprawozdanie ADR nie jest raportem o aktywności doradcy. Jest sprawozdaniem z działalności uczestnika, przygotowanym przez doradcę na podstawie danych, które przedsiębiorstwo musi udostępnić i potwierdzić.

Szerszy zakres stałej obsługi wyjaśniam na stronie o tym, jak pracuje doradca ADR.

roczne sprawozdanie ADR — od zapisów do sprawozdania.
Treść grafiki w formie tekstowej
Rejestry
Zbierz dane operacji.
Zakres
Sprawdź kompletność informacji.
Rozbieżności
Uzgodnij różnice i braki.
Sprawozdanie
Przygotuj właściwy dokument.
Przekazanie
Ustal właściwego adresata.
Potwierdzenie
Zachowaj dowód przekazania.
Dane i objaśnienia

Urzędowy wzór sprawozdania

Najważniejszy wniosekWzór z Dz.U. 2023 poz. 24 obejmuje oznaczenie roku, zakres przewozu, dane uczestnika, informacje o wypadkach lub awariach, uwagi oraz dane i podpisy doradcy i uczestnika.

Część A dla przewozu drogowego porządkuje ilości według klasy, sposobu przewozu i rodzaju operacji: nadawania, pakowania, napełniania, załadunku, przewozu lub rozładunku. Towary dużego ryzyka wykazuje się dodatkowo według numerów UN w zakresie przewidzianym formularzem.

Jednostka miary zależy od rodzaju towaru. Objaśnienia rozróżniają między innymi przedmioty, materiały stałe, ciecze, gazy oraz klasę 7. Nie wolno sumować wartości wyrażonych w różnych jednostkach jako jednej liczby bez jednostki.

Niewypełnione rubryki oznacza się znakiem „X”, a podpis doradcy i podpis uczestnika składa się na pierwszej i ostatniej stronie formularza.

Komentarz eksperta: Formularz pozwala zaznaczyć tylko jeden zakres przewozu. Jeżeli ten sam uczestnik prowadzi działalność drogową i kolejową, każdy zakres wymaga właściwej części, odpowiedniego doradcy i właściwego adresata; nie należy łączyć ich w nieformalnym jednym zestawieniu.

Najważniejsze pola rocznego sprawozdania ADR

Dane uczestnika

Nazwa zgodna z KRS albo CEIDG, NIP, siedziba lub miejsce zamieszkania, adres i numer telefonu.

Wypadki i awarie

Krótki opis, data, miejsce i informacja, czy zdarzenie wymagało raportu do właściwego organu zgodnie z kryteriami ADR.

Ilości i operacje

Dane przypisane do klasy, sposobu przewozu i faktycznie wykonywanej roli; dla towarów dużego ryzyka także wymagany podział według UN.

Ważna niuansa

Roczne sprawozdanie ADR: Które przewozy uwzględnić?

Objaśnienia do części A wymieniają pozycje, których nie ujmuje się w formularzu. To jedna z najczęściej pomijanych różnic między rejestrem operacyjnym a raportem.

Pozycje pomijane w formularzu

  • towary, których przewóz odbywał się w całości poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
  • towary zawarte w próżnych nieoczyszczonych opakowaniach, cysternach, kontenerach i pojazdach;
  • towary w ilościach, dla których ADR nie wymaga oznakowania jednostki transportowej tablicą barwy pomarańczowej, o której mowa w 5.3 ADR.
Ważne: Nie oznacza to, że można usunąć z rejestru źródłowego wszystkie operacje objęte wyłączeniem. Dane są potrzebne, aby wykazać, dlaczego dana pozycja nie weszła do rocznego sprawozdania ADR i czy wszystkie warunki wyłączenia były rzeczywiście spełnione.
Kontrola kompletności

Dane do rocznego sprawozdania ADR

Największym ryzykiem nie jest samo dodawanie liczb, lecz pominięcie roli, lokalizacji, okresu albo niewłaściwe przypisanie ilości do operacji.

Sprawdź dokument przewozowy ADR

Lista informacji do przygotowania

  • lista podmiotów i lokalizacji objętych tym samym uczestnikiem oraz NIP;
  • mapa ról ADR wykonywanych przy wysyłkach i przyjęciach;
  • dokumenty przewozowe, rejestry magazynowe i dane z systemu operacyjnego;
  • klasa, numer UN tam, gdzie formularz tego wymaga, sposób przewozu i operacja;
  • jednostka miary zgodna z objaśnieniami formularza;
  • wyjaśnione duplikaty, zwroty, anulowane wysyłki i rozbieżności między systemami;
  • informacje o zdarzeniach i raportach wymaganych zgodnie z właściwymi przepisami;
  • dowód przeglądu i zatwierdzenia danych przez osoby odpowiedzialne w firmie.

Kontrola jakości danych

  • Każda suma powinna dać się prześledzić do listy dokumentów źródłowych. Ręczne przepisanie rocznej wartości bez wykazu składowych utrudnia kontrolę duplikatów i korekt.
  • Dane nadawcy i załadowcy mogą dotyczyć tej samej fizycznej partii, lecz odzwierciedlają różne operacje. Nie wolno ich automatycznie usuwać jako duplikatu ani sumować bez rozumienia kolumn formularza.
  • Źródła firmowe często przechowują ilość handlową, podczas gdy formularz wymaga jednostki zależnej od rodzaju towaru. Konwersję trzeba udokumentować i zatwierdzić, zamiast stosować jeden przelicznik do wszystkich pozycji.

Wymagane dane i kolejność zapisu szerzej omawia poradnik: dokument przewozowy ADR.

Termin, adresat i archiwum

Termin do 28 lutego

Najważniejszy wniosekDla przewozu drogowego jeden egzemplarz trafia do wojewódzkiego inspektora transportu drogowego właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce zamieszkania uczestnika. Termin upływa 28 lutego roku następującego po roku, którego dotyczy dokument. Drugi egzemplarz uczestnik przechowuje w swojej siedzibie przez 5 lat od dnia wysłania.

  • Sposób doręczenia i aktualny adres należy sprawdzić na stronie właściwego WITD. Niezależnie od kanału warto zachować pełny wysłany dokument, potwierdzenie nadania lub urzędowe poświadczenie przedłożenia oraz informację, kto i kiedy zweryfikował kompletność.
  • Nie należy odkładać wysyłki do ostatniego dnia ani zakładać bez sprawdzenia, jak organ policzy termin przypadający w dzień wolny.

Dla przewozu koleją adresatem jest Prezes Urzędu Transportu Kolejowego, a dla żeglugi śródlądowej właściwy dyrektor urzędu żeglugi śródlądowej.

Roczne sprawozdanie ADR dotyczy jednak zakresu drogowego; dokumentu RID lub ADN nie należy wysyłać do WITD tylko dlatego, że firma równolegle prowadzi operacje drogowe. Zakres na pierwszej stronie musi odpowiadać załączonej części formularza i kwalifikacji doradcy.

Skutek opóźnienia

Kary zależne od długości zwłoki

Kary za opóźnienie

Opóźnienie: od terminu nie upłynęło 14 dni

Kara pieniężna: 200 zł.

Opóźnienie: upłynęło co najmniej 14 dni, lecz mniej niż 3 miesiące

Kara pieniężna: 2 000 zł.

Opóźnienie: upłynęły co najmniej 3 miesiące

Kara pieniężna: 5 000 zł.

Najważniejszy wniosekTaryfikator mówi o nieprzesłaniu dokumentu w ustawowym terminie i odnosi próg do dnia faktycznego przesłania. Kara nie zwalnia z wykonania obowiązku. Po wykryciu opóźnienia należy ustalić stan danych, przygotować prawidłowy formularz, wysłać go właściwemu organowi i zachować dowód wykonania.

Jeżeli po wysłaniu wykryto błąd, przepisy formularza nie ustanawiają jednego uniwersalnego trybu korekty dla każdej sytuacji. Trzeba skontaktować się z właściwym WITD, jasno oznaczyć poprawiony dokument i zachować obie wersje oraz korespondencję. Nie należy cicho podmieniać pliku w archiwum.

Roczne sprawozdanie ADR — Przegląd procesu ADR w strefie załadunku
Ilustracja poglądowaAudyt w miejscu wykonywania procesu

Przegląd zaczyna się od obserwacji czynności i zebrania dowodów, a nie od samego segregatora.

Organizacja pracy

Dane zbierane przez cały rok

Najbezpieczniejszy harmonogram zamyka dane po każdym okresie i zostawia czas na pytania do magazynu, logistyki oraz innych właścicieli procesu. Doradca nie powinien podpisywać formularza opartego na niewyjaśnionych lukach tylko po to, aby zachować termin.

Etapy przygotowania sprawozdania ADR

Ustalenie zakresu

Zidentyfikuj role, lokalizacje, systemy i właścicieli danych.

Bieżące dane

Zbieraj operacje z numerem dokumentu, klasą, ilością, jednostką i rolą.

Przegląd okresowy

Wyjaśniaj braki i rozbieżności przed końcem roku, nie dopiero w lutym.

Zamknięcie

Zastosuj wyłączenia formularza, wykonaj kontrolę sum i uzyskaj podpisy.

Wysyłka i archiwum

Przekaż dokument właściwemu WITD i przechowuj drugi egzemplarz z dowodem.

Kontrola przed podpisaniem: Przed podpisaniem trzeba porównać rok, dane uczestnika, zakres przewozu, ważność i numer świadectwa doradcy, właściwą część formularza, sumy, jednostki oraz informacje o zdarzeniach. Kontrola formalna nie zastępuje kontroli danych, ale zapobiega wysłaniu prawidłowych liczb na niewłaściwym formularzu albo do niewłaściwego organu.
roczne sprawozdanie ADR — dane gromadzone na bieżąco.
Treść grafiki w formie tekstowej
Rola
Czynności przedsiębiorstwa.
Towary
Dane klasyfikacji.
Ilości
Właściwe jednostki.
Operacje
Rodzaj i przebieg działań.
Zasady
Stosowane warunki przewozu.
Źródła
Podstawa każdej informacji.
Weryfikacja przed wysyłką

Kontrola jakości sprawozdania

Przegląd sprawozdania powinien objąć nie tylko rachunkową zgodność sum, ale także kompletność populacji danych, właściwe przypisanie ról i zgodność formularza z dokumentami źródłowymi. Kontrola jest najbardziej wiarygodna, gdy wykonuje ją osoba, która nie przygotowywała wszystkich zestawień.

Roczne sprawozdanie ADR: kontrola kompletności danych

Najważniejszy wniosekPierwszym krokiem jest uzgodnienie liczby operacji między systemami. Rejestr magazynowy, dokumenty przewozowe, ewidencja wysyłek i zestawienie przyjęć mogą obejmować ten sam przepływ pod różnymi identyfikatorami.

  • Trzeba wyjaśnić brakujące numery dokumentów, anulowane operacje, zwroty oraz okresy, w których dane nie były importowane. Zgodność sumy z rokiem poprzednim nie jest dowodem kompletności.
  • Następnie należy sprawdzić, czy każdej pozycji przypisano prawidłową rolę i sposób przewozu. Ta sama fizyczna partia może pojawić się w więcej niż jednej kolumnie, jeżeli uczestnik rzeczywiście wykonywał różne operacje, ale nie wolno tego przyjmować automatycznie. Każde przypisanie powinno wynikać z procesu i objaśnień formularza.

Formularz rocznego sprawozdania ADR: kontrola klasy i jednostki

Próbka kontrolna powinna prowadzić od wartości w formularzu do dokumentu źródłowego oraz z powrotem. Sprawdza się klasę, sposób przewozu, rodzaj operacji, jednostkę i zastosowane wyłączenie z objaśnień.

  • Jeżeli system przechowuje litry, kilogramy lub sztuki inaczej niż wymaga formularz, reguła konwersji musi być zapisana, właściwa dla towaru i możliwa do odtworzenia.
  • Dane towarów dużego ryzyka wymagają szczególnej uwagi, ponieważ formularz przewiduje dla nich dodatkowy podział. Nie należy jednak oznaczać towaru jako dużego ryzyka wyłącznie na podstawie klasy. Trzeba sprawdzić właściwe kryteria ADR, numer UN i sposób przewozu, a następnie potwierdzić, że zestawienie zawiera dane wymagane w danej części formularza.

Sprawozdanie roczne ADR: wersje, podpisy i dowód wysyłki

W archiwum powinna pozostać wersja faktycznie podpisana i wysłana, a nie późniejszy plik roboczy o podobnej nazwie. Warto nadać dokumentowi numer wersji, zamknąć dane na określoną datę i przechować potwierdzenie doręczenia. Zmiana po podpisie powinna prowadzić do nowej, jednoznacznie opisanej wersji, a nie do nadpisania pliku bez śladu.

Jeżeli błąd zostanie wykryty po wysyłce, uczestnik powinien udokumentować ustalenie i skontaktować się z właściwym WITD w sprawie sposobu przekazania poprawionych danych. Nie należy zakładać jednego nieformalnego trybu dla każdego przypadku. W aktach warto zachować pierwotny dokument, poprawioną wersję, wyjaśnienie przyczyny oraz korespondencję z organem.

Najczęstsze pytania

Pytania o sprawozdawczość ADR

Kto wysyła roczne sprawozdanie ADR?

Roczne sprawozdanie ADR wysyła uczestnik przewozu zobowiązany do wykonania tego obowiązku. Doradca przygotowuje dwa egzemplarze i podpisuje formularz. Może technicznie nadać dokument jako pełnomocnik, lecz obowiązek uczestnika pozostaje.

Do kiedy trzeba wysłać roczne sprawozdanie ADR?

Roczne sprawozdanie ADR trzeba wysłać do 28 lutego roku następującego po roku sprawozdawczym. Warto zrobić to wcześniej i zachować dowód nadania lub urzędowe poświadczenie przedłożenia.

Do którego WITD trafia roczne sprawozdanie ADR?

Roczne sprawozdanie ADR z przewozu drogowego trafia do wojewódzkiego inspektora transportu drogowego właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce zamieszkania uczestnika, nie miejsce pojedynczego załadunku.

Kto podpisuje roczne sprawozdanie ADR?

Roczne sprawozdanie ADR podpisują doradca oraz uczestnik zgodnie z urzędowym formularzem. Doradca podaje imię, nazwisko i numer świadectwa; podpisy umieszcza się na pierwszej i ostatniej stronie.

Kto przygotowuje roczne sprawozdanie ADR przy kilku doradcach?

Roczne sprawozdanie ADR przygotowuje jeden z wyznaczonych doradców, wskazany przez uczestnika. Nie należy tworzyć kilku konkurencyjnych wersji tego samego sprawozdania dla jednego zakresu.

Czy zawsze składa się zerowe roczne sprawozdanie ADR?

Nie należy przyjmować automatycznej reguły. Zerowe roczne sprawozdanie ADR wymaga oceny statusu uczestnika, działalności w danym roku i objaśnień formularza. W wątpliwym przypadku trzeba potwierdzić podejście z właściwym WITD.

Czy roczne sprawozdanie ADR obejmuje małe ilości i puste opakowania?

Roczne sprawozdanie ADR nie obejmuje między innymi próżnych nieoczyszczonych opakowań oraz ilości, dla których ADR nie wymaga pomarańczowych tablic, zgodnie z objaśnieniami części A formularza.

Jaka kara grozi za spóźnione roczne sprawozdanie ADR?

Za spóźnione roczne sprawozdanie ADR taryfikator przewiduje 200 zł, gdy nie upłynęło 14 dni, 2 000 zł po co najmniej 14 dniach oraz 5 000 zł po co najmniej 3 miesiącach od terminu.

Czy system księgowy wystarczy do sprawozdania ADR?

Roczne sprawozdanie ADR może korzystać z danych księgowych, jeżeli zawierają wymagane informacje i dają się uzgodnić z operacjami. Zwykle potrzebne są też dokumenty przewozowe lub rejestry magazynowe, ponieważ wartość handlowa nie potwierdza klasy, roli, sposobu przewozu ani jednostki formularza.

Jak poprawić błąd w wysłanym sprawozdaniu ADR?

Gdy roczne sprawozdanie ADR zawiera błąd, należy zabezpieczyć pierwotną wersję, ustalić przyczynę i zakres korekty oraz skontaktować się z właściwym WITD w sprawie sposobu przekazania poprawionych danych. Nie należy potajemnie nadpisywać archiwum ani zakładać uniwersalnej procedury dla każdego przypadku.
Powiązane treści

Powiązane tematy

Kryteria oceny obowiązku rozwija poradnik: kiedy potrzebny jest doradca ADR.

Kontakt

Roczne sprawozdanie ADR: potrzebujesz pomocy?

Opisz działalność, role w przewozie i rodzaje towarów. Zakres wsparcia można ustalić dopiero po rozpoznaniu konkretnej operacji.

Autor i źródła Doradca ADR — Maciej Mirmił Bielecki

Doradca ADR Maciej Mirmił Bielecki — portret autora

Doradca do spraw bezpieczeństwa przewozu towarów niebezpiecznych ADR i RID. Sprawdź uprawnienia i dokumenty doradcy.
Aktualizacja redakcyjna: Ocena konkretnego przewozu wymaga pełnych danych o towarze i operacji.

Świadectwo doradcy ADR (PDF)Świadectwo doradcy RID (PDF)Weryfikacja w wykazie TDT

Pokaż źródła urzędowe
ZadzwońNapisz